Как привлекать участников на мероприятия в 2026 году — итоги вебинара

Люди всё чаще получают нужную информацию онлайн. Контакты и переговоры переходят в цифровую среду и нередко заканчиваются сделками без посещения выставок и конференций.

Кроме того, многие мероприятия недостаточно ясно объясняют свою ценность. Потенциальный посетитель не всегда понимает:

• зачем ему ехать на мероприятие;
• что там будет уникального;
• какую пользу он получит;
• почему стоит тратить на это время и деньги.

Поэтому сегодня важно не только получить регистрацию, но и довести человека до площадки.

Самый важный период — последние три дня перед мероприятием.

В это время стоит:

• напоминать о мероприятии по всем каналам;
• отправлять программу;
• рассказывать о ключевых спикерах;
• показывать уникальные преимущества события;
• стимулировать участников совершать дополнительные действия до посещения площадки.

Важно не ограничиваться сообщениями вроде «завтра открытие выставки». Лучше показывать конкретные причины приехать именно на это мероприятие.

Промокоды позволяют понять, какие источники приводят посетителей.

Отдельные промокоды можно выдавать:

• рекламным каналам;
• партнёрам;
• профильным изданиям;
• экспонентам.

По итогам кампании можно увидеть, какой промокод привёл больше регистраций и какие инструменты оказались наиболее эффективными.

Мобильное приложение помогает посетителю:

• быстро получить билет;
• найти нужный стенд;
• посмотреть программу;
• найти спикеров;
• назначить встречи;
• пользоваться навигацией по площадке.

Чем удобнее взаимодействие с мероприятием, тем выше удовлетворённость посетителя и вероятность его возвращения на следующие события.

Один из самых популярных форматов — квест по стендам.

Посетитель:

• проходит определённые стенды;
• отмечается на них с помощью бейджа;
• выполняет условия организатора;
• получает возможность участвовать в розыгрыше призов.

Такие механики помогают:

• увеличить посещаемость стендов;
• удерживать людей на площадке;
• стимулировать общение с экспонентами;
• поддерживать интерес к мероприятию в течение всего дня.

Рекламный бюджет рекомендуется разделять на несколько этапов:

• продвижение за 2–3 месяца до мероприятия;
• продвижение за месяц до мероприятия;
• отдельный бюджет на последнюю неделю перед открытием.

Также рекомендуется закладывать около 10% бюджета на тестирование новых рекламных каналов.

Основные метрики:

• CTR (кликабельность объявлений);
• количество кликов;
• количество регистраций;
• конверсия в регистрацию;
• стоимость регистрации;
• доходимость до мероприятия.

На раннем этапе кампании важны охват и кликабельность. После начала регистрации основное внимание стоит уделять конверсиям и стоимости привлечения.

Пакетная стратегия позволяет системе самостоятельно перераспределять бюджет между рекламными кампаниями.

После накопления статистики алгоритмы направляют больше средств в те каналы, которые дают больше регистраций.

Такой подход позволяет ориентироваться не на показы рекламы, а на конечный результат — привлечение участников.

Нет.

Если рекламная кампания уже накопила статистику и площадки были очищены от неэффективных размещений, её можно использовать повторно.

Для нового мероприятия достаточно:

• обновить объявления;
• заменить ссылки;
• актуализировать информацию;
• перезапустить кампанию.

Это позволяет сохранить накопленную историю и сократить объём ручной работы.

Да, если база соответствует тематике мероприятия.

Эффективность зависит от качества базы и интереса аудитории к теме события.

При этом современные сервисы рассылок внимательно отслеживают:

• процент открытий;
• жалобы на спам;
• блокировки писем.

Поэтому рассылки по нецелевым базам обычно приводят к проблемам с доставляемостью.

Самый эффективный вариант — использовать аудиторию других мероприятий.

Если такой возможности нет, необходимо:

• определить нужные сегменты аудитории;
• составить профиль посетителя;
• запускать отдельные рекламные кампании под эти сегменты.

Да.

Чат-боты помогают быстро отвечать на вопросы участников и предоставлять информацию о мероприятии.

Через чат-бот можно получить ответы:

• где находится нужный стенд;
• когда начинается сессия;
• где проходит регистрация;
• когда состоится кофе-брейк;
• где находится гардероб.

Современные решения используют базы знаний и технологии искусственного интеллекта для автоматизации таких коммуникаций.

Если речь идёт о компании-организаторе — да.

Социальные сети помогают:

• публиковать новости;
• рассказывать о программе;
• анонсировать спикеров;
• привлекать аудиторию на регистрацию.

Если речь идёт о конкретном сотруднике или руководителе, необходимость зависит от того, насколько активно этот человек взаимодействует с экспонентами и участниками.

Неочевидный и часто недооценённый инструмент — личные продажи.

Большое значение имеют:

• личность организатора;
• личность директора выставки;
• способность объяснить ценность мероприятия;
• прямое общение с аудиторией.

Во многих случаях именно это влияет на решение посетителя прийти на мероприятие.

Универсального значения не существует.

Стоимость регистрации зависит от:

• тематики мероприятия;
• стоимости билета;
• рекламного бюджета;
• экономики проекта.

Оценивать этот показатель нужно исходя из финансовой модели конкретного мероприятия.

Собирать обратную связь проще во время мероприятия, чем после его окончания.

Для этого можно:

• проводить опросы посетителей на площадке;
• проводить опросы экспонентов;
• использовать операторов с мобильными устройствами;
• предлагать небольшие сувениры за участие в опросе.

На некоторых мероприятиях заполнение анкеты также используется как одно из условий получения сертификата участника.

С помощью сервисов ЭКСПОДАТ обратную связь можно собирать в цифровом формате, что значительно удобнее традиционных бумажных анкет. Участникам проще пройти опрос со смартфона или планшета, поэтому обычно удаётся получить больше заполненных анкет и более репрезентативные результаты.

Все ответы автоматически попадают в систему и доступны для анализа в различных разрезах. Организатор получает готовые отчёты без ручной обработки данных, что позволяет быстрее оценить результаты мероприятия и использовать полученную информацию при подготовке следующих проектов.