Как оцифровать 20 000 деловых встреч и не утонуть в масштабе пяти выставок одновременно

В конце мая в МВЦ «Крокус Экспо» прошло ежегодное крупнейшее отраслевое событие России и Восточной Европы — EXPO+. На 160 000 кв.м., а это все 3 павильона и прилегающая к ним уличная площадь Крокус Экспо, объединились пять выставок: CTT Expo, COMvex, CTO Expo, Логистика Экспо и дебютировавшая в этом году МАЙНИНГ CTT. На одной площадке встретились производители строительной и горнодобывающей техники, комтранса, поставщики оборудования и логистические компании со всего мира.

Это самое масштабное выставочное событие в нашей практике, организация которого требует особого подхода, без серьёзной технологической базы здесь невозможно. EXPODAT уже семь лет выступает IT-партнёром организатора — компании Sigma Expo Group. Подготовка цифровой инфраструктуры к EXPO+ заняла девять месяцев. Рассказываем, как это работало: от управления маркетингом до автоматизации работы с более чем 1500 экспонентами и сбора лидов прямо на стенде.

Маркетинг и аналитика: управление промокодами

Высокая посещаемость EXPO+, а в этом году это более 65 тыс. человек — результат продуманной рекламной кампании Sigma Expo Group. Чтобы понять, какие каналы работают лучше, организатор использовал систему промокодов EXPODAT.

В личном кабинете было создано несколько тысяч уникальных промокодов под разные рекламные источники. Аналитические отчёты в реальном времени позволяли маркетинговой команде Sigma Expo Group оперативно оценивать ROI и перераспределять бюджет туда, где отдача была максимальной.

Личный кабинет экспонента: автоматизация рутины

EXPO+ стал рекордным по числу участников. Чтобы разгрузить менеджеров организатора, вся работа с экспонентами велась через Личный кабинет на платформе EXPODAT.

Что это дало на практике:

• ✔️ Адресные рассылки. Организатор мог оповестить всех участников сразу или отфильтровать, например, компании, просрочившие подачу заявок, и напомнить о повышении цен;
• ✔️ Самообслуживание. Экспоненты самостоятельно заказывали дополнительные услуги для стенда и заполняли карточки для онлайн-каталога;
• ✔️ Учёт бейджей. Система рассчитывала допустимое количество бесплатных пропусков исходя из площади стенда. Дополнительные бейджи сотрудники оформляли тут же, без обращения к организатору.

Сбор лидов: 20 000+ зафиксированных встреч

При такой плотности трафика собирать контакты посетителей бумажными анкетами или вручную вбивая визитки физически невозможно. Экспоненты работали с мобильным приложением и терминалами EXPODAT.

Считывание штрих-кода с бейджа занимало секунды. Чтобы не терять контекст переговоров, менеджеры на стендах наговаривали итоги встреч голосом прямо в приложение. По итогам мероприятия более 20 000 B2B-контактов были оцифрованы и переданы в личные кабинеты экспонентов.

Отзывы

Навигация: интерактивная карта для 9 залов и 10 уличных секторов

Строительство стендов велось во всех павильонах «Крокус Экспо» и на масштабной уличной экспозиции. Чтобы посетители не теряли ориентиры, EXPODAT разработал интерактивную схему, интегрированную с онлайн-каталогом участников.

Зная, что в дни мероприятия нагрузка на систему будет пиковой, команда заблаговременно масштабировала серверные мощности. Десятки тысяч пользователей ежедневно пользовались навигацией — без задержек и сбоев.

Регистрация и пост-аналитика

Во время мероприятия EXPODAT обеспечил работу пяти стоек регистрации. Учёт посещаемости вёлся с детализацией по каждой из пяти выставок, отдельным залам, уличным секторам и зонам деловой программы. Именно такая статистика — основа для принятия решений при подготовке следующего события: Sigma Expo Group традиционно глубоко работает с аналитикой, и это во многом определяет стабильный рост проекта.

Итоги и обратная связь

Тщательная подготовка позволила избежать типичного хаоса с бейджами, пропусками и документами в период монтажа и проведения. По результатам опросов, мероприятие получило высокие оценки участников; сейчас аналитики EXPODAT обрабатывают обратную связь для выставки 2027 года.

«Благодарим EXPODAT за помощь в подготовке и проведении наших мероприятий. Сотрудничаем уже давно, работаем как одна команда. Техническая поддержка такого уровня сокращает время на рутину с участниками, а все инновационные выставочные технологии становятся доступны нашим экспонентам и посетителям».

— Марина Вашуркина, заместитель генерального директора ООО «СИГМА ЭКСПО ГРУП»

Хотите такой же результат?

Если вы организуете масштабную выставку и ищете инструменты для автоматизации работы с экспонентами, прозрачной аналитики и современного нетворкинга — команда EXPODAT готова показать, как платформа работает на конкретно вашем мероприятии.

Получить консультацию